Realizar cambios en una organización o empresa puede resultar difícil, y muchas de estas se resisten debido a que requiere de un mayor trabajo y un mayor nivel de responsabilidad. Es usual que en la industria de la construcción, prevalezcan procedimientos rudimentarios, y para muchos de estos procedimientos existe una percepción de incertidumbre al tratar de migrar a un nuevo método de ejecución de la tarea y gestión en la construcción mediante la utilización de software. Sin embargo, debido a la constante renovación de la industria es necesario realizar esta migración a la gestión de la construcción mediante programas informáticos. Una vez se han explorado las características y beneficios que se obtienen de estos programas, y después de haber realizado una selección cautelosa de cuál es la mejor opción para el negocio, el siguiente paso es cambiar la forma en que trabajan las personas, aceptando el nuevo software, y finalmente, utilizándolo.

A continuación, se presentan algunos consejos para manejar ese proceso de cambio con el respectivo equipo, de manera que se logre implementar y usar el software de manera efectiva.

1. Participación de la alta dirección

Para alcanzar logros significativos en como trabajan las personas, es necesario que la nueva plataforma de implementación cuente con el apoyo de la alta gerencia, pues estos son quienes pueden asignar los recursos y el tiempo de manera apropiada. La gestión de cambio es un proceso de liderazgo y la alta gerencia juega un papel importante en el éxito de su implementación.

El compromiso va en una dirección de arriba abajo. La alta dirección puede establecer una visión más clara en el proceso de esta gestión de cambio, mediante la definición clara de las expectativas que poseen.

2. Inicie la formación con usuarios clave

Para asegurar una formación y capacitación efectiva, inicie con pequeños grupos de usuarios clave, quienes no solo tengan la capacidad de entender el nuevo sistema, si no que tengan buen conocimiento de cómo funciona la compañía actualmente. Inicialmente esta capacitación deberá ser impartida mediante consultores asignados por los proveedores del software elegido.

Posteriormente, debe desarrollarse la capacidad de formación a nivel interno de la compañía. Una vez que ya se ha completado la capacitación inicial impartida por los consultores, se puede llevar la capacitación por sí sola a nivel interno, con asistencia intermitente de los consultores. A los usuarios claves capacitados inicialmente, se les puede encomendar la tarea de entrenar al personal menos experimentado, con el fin de ir abarcando todo el grupo de trabajo. Una manera de simplificar este proceso, es tratando de que se generen manuales de la plataforma software con pasos integrados que reflejen las operaciones diarias de la empresa. Es importante mantener un equilibrio entre la cantidad de capacitadores y participantes, para no perder el flujo de información, y no omitir detalles importantes.

La retroalimentación, es un factor muy importante que se debe tomar en cuenta cuando se realicen las capacitaciones. Deben aceptarse los comentarios positivos realizados por los participantes, pues el cuestionamiento es fundamental para este proceso. Todo esto colabora con mejorar el módulo de capacitación y formación para las sesiones futuras.

3. Retención del conocimiento con actividades posteriores

El cambio, es un proceso continuo. No todos los participantes poseen la misma capacidad de captura de información, por lo que en algunos casos, esto puede traducirse a una situación abrumadora. Por esta razón, es necesario complementar la capacitación mediante herramientas y actividades posteriores para retener los conocimientos adquiridos.

Algunas de estas medidas prácticas pueden ser:

• Animar a los participantes en convertir su proyecto más reciente, utilizando la nueva herramienta de software. Es importante que se apoyen en el conocimiento de los usuarios clave.
• Involucrar a los participantes en las futuras capacitaciones. A través de esta metodología, pueden actualizar y conservar sus conocimientos sobre el nuevo software.
• Establecer hitos clave, y animar al equipo de trabajo para alcanzar los objetivos.

4. Implementación incremental de nuevo software

Conforme se va capacitando mayor cantidad del personal en la utilización del nuevo software, y estos se acostumbran a los nuevos métodos de trabajo, se puede continuar con la siguiente etapa: implementación del software en proyectos piloto seleccionados.

Este proceso puede darse con el inicio de algunos pasos básicos como:

• Sustitución de tareas simples de múltiples plataformas en el nuevo software.
• Utilización de módulos clave como punto de partida para cualquier proyecto nuevo que se realice en la nueva plataforma.
• Incorporación de usuarios clave que funcionen como respaldo. Estos deben ayudar a configurar el proyecto correctamente de acuerdo con sus especificaciones.

Adoptar un nuevo software no solo se traduce en un cambio en el flujo de trabajo, si no también un cambio en la forma de pensar y los métodos utilizados. A través de esta interacción en un proyecto, los usuarios obtendrán sus habilidades en el nuevo software y aumentarán la productividad con las características del software.

Adaptado de: BIMCommunity (2020). How to effectively implement construction management software. https://www.bimcommunity.com/technical/load/25419/how-to-effectively-implement-construction-management-software